Enligt svensk kod för bolagsstyrning ska bolag vars aktier är upptagna till handel på Nasdaq Stockholm ha en valberedning, vars syfte är att lägga fram förslag till bolagsstämman angående styrelseordförande på bolagsstämman, föreslå styrelseledamöter, styrelseordförande och revisor, föreslå ersättning för varje styrelseledamot (delat mellan styrelseordförande och andra styrelseledamöter, samt ersättning för kommittéarbete), föreslå ersättning för revisorn och i den mån det anses nödvändigt, ge förslag på ändringar av valberedningsinstruktionerna. Vid en extra bolagsstämma som hölls den 17 oktober 2021 beslutades det att anta den valberedningsinstruktion som ska gälla tillsvidare.
Ledamöter i valberedningen
I enlighet med principerna antagna av Volvo Cars årsstämma och baserat på aktieägarinformation per den 30 augusti 2024 har valberedningen inför årsstämman 2025 etablerats och ledamöterna är:
- Thomas Johnstone, utsedd av Geely Sweden Holdings AB
- Yimin Chen, utsedd av Geely Sweden Holdings AB
- Eric Li, styrelseordförande i Volvo Car AB
- Anders Oscarsson, utsedd av AMF som den näst största aktieägaren
- Emilie Westholm, utsedd av Folksam som den tredje största aktieägaren
Valberedningen representerar cirka 84 procent av antalet röster i Volvo Car AB baserat på ägarförhållandena den 30 augusti 2024.
Thomas Johnstone är ordförande i valberedningen.
Lämna förslag till valberedningen
Aktieägare som önskar lämna förslag till Volvo Cars valberedning kan göra detta genom e-post till: [email protected] eller med brev till adressen: Volvo Car AB, Att: Valberedningen, avd. 50090, VAK HB3S, 405 31 Göteborg. Förslag behöver vara valberedningen tillhanda senast den 30 november 2024 för att beaktas av valberedningen.
Valberedningsinstruktion
Valberedningen ska bestå av fem ledamöter, vilka ska utses årligen. En av ledamöterna ska vara bolagets styrelseordförande, två ledamöter ska tillsättas av Geely Sweden Holdings AB och en ledamot vardera ska tillsättas av den andra och tredje röstmässigt största aktieägaren i bolaget baserat på aktieägarregistret från den sista bankdagen i augusti varje år eller av tillförlitlig ägandeinformation av bolaget vid den tidpunkten.
Valberedningens styrelseordförande ska så snart som möjligt efter 31 augusti varje år kontakta aktieägarna i enlighet med ovan. Om någon av den nästa största eller den tredje största aktieägaren avstår från att utse en medlem till valberedningen kan styrelseordförande erbjuda andra större aktieägare möjligheten att utse en medlem till valberedningen. Om ett sådant erbjudande görs ska det ske i storleksordning till de största aktieägarna.
Om någon av minoritetsaktieägarna inte längre tillhör de tre röstmässigt största aktieägarna kan valberedningen besluta att den ledamot som utsetts av den näst största eller den tredje största aktieägaren ska avgå från valberedningen. Om detta inträffar kan valberedningen, om det anses lämpligt, erbjuda en av de större aktieägarna att istället utse en representant.
En aktieägare som har utsett en ledamot i valberedningen har rätt att säga upp ledamoten från valberedningen och utse en ny. Om en ledamot i valberedningen lämnar sitt uppdrag i förtid ska valberedningen utan dröjsmål begära att den aktieägare som utsåg ledamoten utser en ny ledamot.
Ordföranden för bolagets styrelse ska sammankalla valberedningens första möte. På valberedningens första möte ska ordföranden utses. Valberedningens mandatperiod löper till dess att en ny valberedning utses.
Majoriteten av ledamöterna i valberedningen ska vara oberoende i förhållande till Volvo Car Group och koncernledningen. Bolagets styrelseledamöter får inte utgöra majoriteten av valberedningen. VD eller andra ledamöter i koncernledningen får inte vara medlemmar i valberedningen. Bolagets styrelseordförande eller andra styrelseledamöter får inte agera ordförande i valberedningen. Minst en av ledamöterna i valberedningen ska vara oberoende i förhållande till Geely Sweden Holdings AB.
Valberedningens sammansättning, med uppgift om vilken aktieägare som utsåg respektive ledamot, ska publiceras på Volvo Car Groups hemsida minst sex månader före årsstämman. Eventuella ändringar av valberedningens sammansättning ska meddelas utan dröjsmål. Ingen ersättning ska utdelas till ledamöterna i valberedningen. Valberedningens ledamöter har dock rätt till ersättning för påvisbara skäliga kostnader som är nödvändiga för att utföra valberedningens uppgifter.